Напишіть прес-реліз, який приверне увагу до вашого малого бізнесу (12 порад)

Прес-релізи служать голосом вашої компанії для світу. Вони повідомляють журналістів та громадськість про ваші досягнення, продукти та важливі події.

Написання ефективного прес-релізу може бути викликом навіть для досвідчених фахівців. Вам потрібно привернути увагу, чітко передати інформацію та надихнути на дію — все це у досить короткому документі.

Багато компаній виявляють труднощі у складанні прес-релізів, які виділялися б серед сотень, що щодня надходять до журналістів. Ваші новини ризикують бути загубленими або проігнорованими, якщо ви не комунікуєте їх ефективно. Володіння навичками написання прес-релізів дає вам потужний інструмент для формування наративу вашої компанії та привернення уваги медіа.

Ми зібрали 12 важливих порад, які допоможуть вам писати прес-релізи, що привертають увагу та приносять результати.

Ці стратегії допоможуть вам створити захоплюючі заголовки, структурувати ваш контент для максимального впливу та уникнути поширених помилок.

Оголошуєте про запуск продукту? Ділитеся новинами компанії? Навіть якщо ви лише швидко реагуєте на тенденції галузі, ці поради допоможуть вам створити прес-релізи, які резонують з вашою цільовою аудиторією та збільшують шанси на висвітлення у ЗМІ.

Навіщо використовувати прес-релізи?

Сприймайте прес-реліз як прямий зв’язок з журналістами, які чекають написати свою наступну статтю.

Переконливий прес-реліз привертає увагу і може забезпечити вам статтю, інтерв’ю або огляд. Навіть якщо його не опублікують безпосередньо, він все одно виводить ваш бренд на радар медіафахівців та експертів галузі.

Багато онлайн-публікацій мають зворотні посилання на ваш сайт, тому опублікований прес-реліз також може допомогти вам з рейтингами пошуку завдяки цим зворотнім посиланням. Іноді такі оголошення можуть навіть привернути потенційних клієнтів або бізнес-партнерів.

Коли ви регулярно публікуєте проникливі прес-релізи, люди, які могли б інакше не дізнатися про вас, почнуть помічати ваш бренд.

Однак, погано написане прес-реліз може мати зворотний ефект.

Орфографічні помилки, неточності або надмірно саморекламний текст можуть зашкодити вашій репутації. Журналісти – зайняті люди. Якщо ви постійно надсилаєте матеріали низької якості або не відповідні контексту, вони можуть ігнорувати вас взагалі.

Яка загальна структура прес-релізу?

Добре написаний прес-реліз привертає увагу та викликає інтерес. Уявіть його як захоплюючу історію, яка чітко та лаконічно передає ваші новини.

Ось приклад того, як ви можете структурувати свій реліз для максимального впливу:

1. Заголовок (10–15 слів)

Ваш заголовок повинен одразу передавати суть вашої новини. Зробіть його сильним та інтригуючим.

Приклад: TaskMaster AI: Управління проектами малого бізнесу стає розумнішим завдяки ШІ

2. Датування та вступний абзац (25–30 слів)

Почніть з місця та дати. Потім підсумуйте основну інформацію: хто, що, коли, де і чому.

Приклад: САН-ФРАНЦИСКО, КА, 24 вересня 2024 року — Малі підприємства тепер можуть керувати проєктами за допомогою штучного інтелекту. TaskMaster AI сьогодні запустила свою інноваційну платформу, призначену для оптимізації робочих процесів.

3. Основні абзаци (50–75 слів кожен)

Надайте більше контексту та деталей. У двох-трьох абзацах розширте основну інформацію з вашого вступного абзацу.

Приклад: TaskMaster AI використовує машинне навчання для автоматизації завдань, прогнозування термінів проектів та виявлення потенційних проблем до їх виникнення. Платформа легко інтегрується з інструментами, такими як Slack, Google Workspace та Microsoft 365, що спрощує її впровадження для малих команд.

Під час бета-тестування 50 малих підприємств з різних галузей відзначили в середньому на 30% збільшення рівня завершення проектів та на 25% зниження кількості пропущених крайніх термінів. TaskMaster AI має на меті надати малим підприємствам ті ж переваги управління проектами на основі ШІ, якими раніше користувалися більші компанії.

4. Цитата (25–40 слів)

Включіть цитату від ключової особи у вашій компанії. Це додає людяності та підвищує довіру.

Приклад: “Ми створили TaskMaster AI, щоб зробити передове управління проектами доступним для всіх,” каже Джейн Доу, генеральний директор TaskMaster AI. “Наша мета – допомогти малим командам працювати розумніше, а не більше, використовуючи потужність ШІ.”

5. Додатковий контекст (25–50 слів)

Поділіться будь-якою іншою важливою інформацією, яка додасть глибини вашій історії.

Приклад: Grand View Research прогнозує, що світовий ринок програмного забезпечення для управління проектами досягне 15,08 мільярда доларів до 2030 року. Очікується, що рішення на основі штучного інтелекту стануть важливим фактором цього зростання.

6. Шаблонний текст (30–50 слів)

Коротко опишіть свою компанію. Ймовірно, ви скопіюєте та вставите цей абзац у кожний прес-реліз, який напишете.

Приклад: Заснована у 2023 році, компанія TaskMaster AI є компанією SaaS, яка революціонізує управління проектами для малих підприємств. Ми поєднуємо штучний інтелект із зручним у використанні дизайном, дозволяючи командам бути більш продуктивними та досягати зростання бізнесу.

7. Контактна інформація

Якщо потрібно, надайте чітку контактну особу та її деталі для запитів засобів масової інформації.

Приклад:
Контакт: Джейн Доу, генеральний директор
Телефон: (555) 123-4567
Електронна пошта: jane.doe@taskmasterai.com
Вебсайт: www.taskmasterai.com

12 порад щодо написання переконливого прес-релізу

Тепер давайте дізнаємося, як ви можете перетворити свої прес-релізи зі звичайних на захоплюючі, починаючи з найважливішого елемента: вашого заголовка.

1. Напишіть Захоплюючий Заголовок

Ось приклад хорошого заголовка з недавнього повідомлення Sony на newswire.

Гарний заголовок передає основні новини, покращуючи показники клікуваності та заохочуючи більше людей читати новини.

У випадку вищезазначеного заголовка, якщо вас цікавить напрямок напівпровідникової промисловості, ця новина варта уваги.

Отже, що вам слід взяти з цього?

• Тримайтеся коротко та енергійно (близько 10 слів, якщо можливо)
• Використовуйте активні дієслова
• Включайте назву вашої компанії, якщо це відповідно
• Уникайте жаргону та вузькоспеціалізованих термінів
• Розгляньте можливість використання цифр (наприклад, “5 способів…”)

Наприклад, подумайте, на яку назву статті ви б клікнули.

• Компанія X анонсує новий продукт 
• Компанія X змінює $50B індустрію революційним продуктом

Перший є невиразним та констатує очевидне. Нікому не цікаво дізнаватися про ще один продукт на тому ж ринку.

Другий, однак, вказує на такі особливості, як розмір галузі та те, що цей продукт порушує звичну роботу галузі. Тепер ви заінтригували людей.

2. Включіть привабливий підзаголовок

Ви могли помітити, що на сайтах новинних агенцій є підзаголовок разом із заголовками.

Це, як правило, перший рядок вашої новинної статті.

Деякі видавці можуть дозволити користувацькі підзаголовки, але для тих, хто цього не робить, вам потрібно зробити перший рядок вашої новини дійсно вартим уваги.

Отже, коли ви пишете своє прес-реліз, уявіть перший рядок як тизер, який заохочує людей продовжувати читання.

Загалом воно має:

• Надайте ключові деталі, які ви не включили до заголовка
• Поясніть, чому ця новина важлива
• Будьте максимально стислими

Наприклад:

Заголовок: “Acme Corp залучає $50M в рамках серії B фінансування”
Підзаголовок: “Інвестиції під керівництвом провідної венчурної компанії сприятимуть розширенню на європейські ринки та подвоєнню розміру інженерної команди.”

Підзаголовок надає важливий контекст щодо призначення фінансування, підвищуючи розуміння читачів новини.

3. Почніть з сильного вступного абзацу

Ваш вступний абзац має швидко передавати основні новини. Журналісти зайняті, тому не змушуйте їх шукати головну ідею.

Гарний вступний абзац відповідає на ключові питання:

• Хто? Яка компанія/особа бере участь?
• Що? Що за новини?
• Коли? Коли це сталося/відбудеться?
• Де? Де це відбувається?
• Чому? Чому це важливо?

Наприклад, подивіться на ведучий абзац у цьому прес-релізі. Він підсумовує всі новини в одному абзаці, включаючи хто такі Funnel та Avanti, що вони роблять, як вони планують оптимізувати операції, та багато іншого.

Цей вступний абзац ефективно покриває всі ключові моменти лише у двох реченнях. Він надає журналістам та читачам швидкий огляд основної інформації.

4. Надавати відповідний контекст

Після вашої головної інформації, поглибіться у деталі вашої новини. Тут ви можете розширити “чому” та “як” вашого оголошення.

Коли ви пишете, подумайте про додавання деяких або всіх нижченаведених елементів у цей контекстний абзац:

• Інформація про компанію/продукт
• Контекст ринку або тенденції
• Конкретні особливості або переваги
• Цілі або очікувані результати
• Часові рамки для впровадження

Продовжимо наш приклад з Avanti та Funnel тут. В абзаці, що слідує за вступом, є цитата про Funnel. Далі у тексті йдеться про те, що таке Avanti, будь-які нагороди, отримані компанією, тощо.

Це надає всю відповідну інформацію про компанії, що беруть участь у угоді, аби допомогти журналістам зрозуміти контекст угоди та компаній.

5. Використовуйте цитати від ключових зацікавлених сторін

Цитати додають людський елемент до вашого прес-релізу та надають можливості для більш яскравої мови. Це також можливість включити думки та прогнозовані заяви, які можуть бути недоречними в основному тексті.

І вони є одним з найпоширеніших елементів усіх прес-релізів. При додаванні цитат, переконайтеся, що вони:

• Походять від керівників компанії або експертів
• Надають уявлення або думки, замість того, щоб просто повторювати факти
• Звучать природно та розмовним стилем
• Мають довжину 1–2 речення

Ось ще один приклад з декількома цитатами від керівників компанії. Ці цитати додають колорит і передають ширшу візію компанії, виходячи за рамки лише фактів оголошення.

Ви завжди можете додати посилання на сторінку компанії особи або профілі в LinkedIn, залежно від того, що доступно, щоб підвищити вірогідність цитати, а також заохотити журналістів звертатися до зацікавлених сторін за потреби. Це також може бути хорошим способом просувати ваш вебсайт потенційним клієнтам.

6. Дотримуйтесь структури перевернутої піраміди

«Перевернута піраміда» — це класичний журналістський стиль написання, який розміщує найважливішу інформацію на початку, а далі йдуть підтримуючі деталі в порядку зменшення важливості.

Як було описано раніше, структура вашого прес-релізу може виглядати приблизно так:

1. Заголовок та підзаголовок
2. Вступний абзац з основними новинами
3. Основні абзаци з цитатами лідерів компанії
4. Додатковий контекст та деталі
5. Стандартний опис компанії
6. Контактна інформація

Завдяки інвертованій піраміді, навіть ті, хто проглядає запис, побачать найважливіші моменти.

Це також полегшує всім вашим читачам засвоєння основних пунктів і дозволяє редакторам видаляти зміст знизу, якщо це необхідно.

І у випадку запуску продуктів, це також може допомогти вам залучити клієнтів до воронки та розпочати їхню подорож клієнта.

7. Будьте лаконічними (400-500 слів)

Згідно з дослідженням очного трекінгу групою NN, люди читають в Ф-подібному взорі онлайн. Це дослідження використовує теплові карти для візуалізації того, на які частини веб-сторінок користувачі зосереджують свою увагу. На цих теплових картах червоні ділянки позначають найбільш переглядані частини сторінки, тоді як прохолодні кольори показують менш переглянуті області.

Увага вашого читача переважно сконцентрована на лівому боці сторінки протягом перших двох або трьох абзаців.

Отже, якщо ви хочете переконатися, що ваш прес-реліз буде прочитано, намагайтеся тримати всю важливу інформацію в початковій зоні уваги.

NN-Group також зазначила, що F-патерн може повторюватися, якщо перші кілька слів кожного абзацу достатньо цікаві, щоб привернути увагу читача, як це показано на зображенні слідкування за поглядом нижче:

Стисле викладення дозволяє не лише скористатися цим психологічним закономірностями, але

• Журналісти частіше читають коротші релізи
• Це змушує вас зосередитись на найважливіших пунктах
• Іншим легше цитувати або використовувати ваш контент

Пресреліз повинен викликати цікавість, а не бути глибоким зануренням. Залиште деякі деталі для подальших розмов з зацікавленими журналістами.

8. Використовуйте зрозумілу, безжаргонну мову

Іноді, жаргон стає звичним для тих, хто працює в галузі. Однак, вам також потрібно переконатися, що громадськість може легко зрозуміти ваш прес-реліз.

Отже, уникайте жаргону, технічних термінів та специфічних для галузі слів, які можуть бути незрозумілими для сторонньої особи. Проте, ви все ще можете використовувати жирний шрифт для привернення уваги читача.

Якщо можливо, передайте свій чернетку редактору ззовні індустрії, щоб допомогти вам позбутися зайвого жаргону.

Ось деякі поради для чіткого письма:

• Використовуйте прості, повсякденні слова, де це можливо
• Пояснюйте будь-які необхідні технічні терміни
• Уникайте абревіатур, якщо вони не є загальновідомими
• Використовуйте дієвий стиль та сильні дієслова
• Робіть речення та абзаци короткими

Наприклад, замість: “Наша власна платформа SaaS на базі ШІ використовує передові алгоритми машинного навчання для оптимізації залучення користувачів та підвищення показників ефективності на всіх етапах воронки,”

Спробуйте: “Наше програмне забезпечення використовує штучний інтелект для допомоги бізнесам покращити задоволеність клієнтів та збільшити продажі.”

Зверніть увагу, як друга версія говорить те саме, але більш зрозуміло та просто, щоб кожен міг побачити переваги продукту.

9. Включіть контактну інформацію

Надавайте журналістам прості способи ставити запитання та отримувати додаткову інформацію. Більшість прес-релізів мають цей розділ наприкінці контенту.

Розділ контактів для ЗМІ зазвичай включає:

• Ім’я контактної особи
• Їхня посада
• Номер телефону
• Адреса електронної пошти

Наприклад, ось розділ контактів для ЗМІ з прес-релізу IBM.

Якщо можливо, додайте відповідні профілі соціальних медіа та іншу інформацію, щоб журналіст міг якомога легше зв’язатися.

10. Додайте мультимедійні елементи

Хоча більшість прес-релізів мають лише текст, це не означає, що вони мають бути такими. Додавання зображення чи ілюстрації може виділити ваші серед інших, роблячи їх більш захоплюючими та збільшуючи шанси на те, що їх підхоплять ЗМІ.

Згідно з PR Newswire, прес-релізи з мультимедіа отримують до 77% більше переглядів, ніж релізи лише з текстом. Тому включення візуальних елементів може значно збільшити ваш охоплення.

Ось приклад прес-релізу з зображеннями та без них.

Зараз, це не є революційним матеріалом саме по собі. Але порівняно з прес-релізом, що містить лише текст, це очевидно краще.

При додаванні зображень, не забудьте використовувати:

• Зображення продуктів високої роздільної здатності
• Інфографіка, що підсумовує ключові дані
• Короткі відеокліпи (наприклад, демонстрації продуктів)
• Логотипи або портретні фото керівництва

Оскільки завантажені медіа ресурси будуть стиснуті, додайте посилання або надайте чіткі інструкції щодо того, як читач може отримати доступ до цих медіа елементів у повній роздільній здатності.

Наприклад, ви можете додати рядок прямо під медіа-об’єктом, зазначивши, “Зображення високої роздільної здатності та відео B-roll доступні для завантаження тут: [link].”

11. Оптимізація для LinkedIn та SEO

84% компаній все ще вважають персоналізовані електронні листи 1:1 найкращим способом звернення до журналістів. Якщо вам подобається цей метод, скористатися порадами від професіоналів електронного маркетингу може бути чудовим способом покращити ваші листи.

Разом з електронними листами, LinkedIn та пошукові системи можуть значно збільшити видимість та охоплення вашого прес-релізу.

Ось декілька порад для просування в LinkedIn:

• Поділіться своїм прес-релізом на сторінці вашої компанії в LinkedIn
• Заохочуйте співробітників ділитися релізом у своїх мережах
• Розгляньте можливість використання функції спонсорованого контенту LinkedIn для ширшого охоплення
• Взаємодійте з коментарями та обговореннями вашої новини

Згідно з звітом Muck Rack про стан PR у 2024 році, LinkedIn став найважливішою соціальною платформою для PR-фахівців, 50% з яких назвали її найціннішою мережею.

Крім того, 84% фахівців із публічних відносин зазначають, що LinkedIn є частиною їхньої стратегії у соціальних медіа та комунікаціях, і 61% сказали, що планують збільшити використання LinkedIn.

З огляду на те, що Google ініціює 65% усього веб-трафіку і що SEO забезпечує на 1000% більше трафіку, ніж соціальні мережі, ви також повинні зробити SEO однією з ключових областей для розподілу.

Як ви займаєтеся оптимізацією SEO?

• Включайте відповідні ключові слова природньо в текст
• Використовуйте описові заголовки з багатими ключовими словами
• Додайте альтернативний текст до зображень
• Включайте посилання на відповідні сторінки вашого вебсайту
• Використовуйте підзаголовки для розбиття тексту та включення ключових слів

Річ у тому, що з SEO легко переборщити. Інструменти SEO направляють вас у правильному напрямку, але можна надто оптимізувати, намагаючись досягти ідеальних показників.

З моменту Оновлення корисного вмісту (HCU), Google почав надавати вищі рейтинги контенту, який спрямований насамперед на людей, а потім на ботів Google.

Чи це означає, що вам слід уникати оптимізації пошуку? На жаль, ще ні. Спосіб, у який ви пишете контент (тобто оптимізуєте його), визначатиме, як HCU ставиться до вашого сайту — який, після всього, все ще є алгоритмом.

Отже, знайдіть баланс між написанням для людей та оптимізацією для пошуку. Гарна ідея – написати повну новину без урахування SEO, а потім передати її експерту з SEO для оптимізації перед редагуванням.

12. Забезпечте дотримання законів та етичних норм при використанні ШІ

Так, так, ми поговоримо про штучний інтелект.

Штучний інтелект (AI) революціонізує спосіб нашого письма, покращуючи процеси написання, розповсюдження та оцінки. Шляхом інтеграції інструментів AI у вашу стратегію прес-релізів, ви можете значно підвищити ефективність та результативність.

ШІ може використовуватися для:

• Генеруйте ідеї для заголовків та підзаголовків
• Пишіть перші чернетки після того, як ви надасте детальний контекст
• Удосконалюйте існуючі чернетки для покращення ясності та впливу
• Складайте листи для зв’язку

І ми впевнені, що це тільки початок. Інтеграція штучного інтелекту у наші щоденні робочі процеси вже не здається такою далекою мрією, як це було лише рік тому.

Люди мають легкий доступ до інструментів ШІ, які створюють текст, зображення та відео, роблячи створення контенту більш доступним та простим, ніж будь-коли.

Проте, з поширенням інструментів штучного інтелекту, вкрай важливо забезпечити їх відповідальне та етичне використання. Це особливо важливо для малого бізнесу, якому необхідно підтримувати не тільки новизну, але й дотримання правових та етичних стандартів для збереження своєї репутації.

Враховуйте наступні аспекти, щоб забезпечити дотримання вимог при використанні ШІ:

• Прозорість та розкриття інформації: Чітко розкривайте використання ШІ там, де це доречно. В епоху, коли ШІ може імітувати людське письмо, прозорість є ключем до довіри вашої аудиторії.
• Конфіденційність даних: Використовуйте інструменти ШІ, які дотримуються законів про конфіденційність даних. Життєво важливо забезпечити захист будь-якої особистої інформації, яка використовується в контенті, що генерується за допомогою ШІ.
• Дотримання регуляцій: Будьте обізнані щодо регуляцій, специфічних для використання технологій ШІ у вашій галузі, особливо для компаній у сферах із високим рівнем регуляцій, як фінанси або охорона здоров’я.
• Інтелектуальна власність: Переконайтеся, що контент, створений за допомогою ШІ, не порушує права інтелектуальної власності.

Хоча ми погоджуємося, що впровадження технології штучного інтелекту може мати значний вплив на робочий процес, ми також визнаємо важливість збереження цілісності комунікації. Експериментуйте з цими інструментами, щоб побачити, як вони можуть покращити ваші процеси, але завжди забезпечуйте дотримання вимог.

Доставлення вашого PR до правильної аудиторії

Тепер, коли ви написали чудовий прес-реліз, те, що виділить його, це не зміст, а належне розповсюдження.

Вам потрібно донести це до людей, які мають найбільше значення. Це означає знаходити відповідних журналістів та ЗМІ для того, щоб поділитися вашими новинами з рештою світу.

• Створіть медіа-список, якому ви можете довіряти: Створіть зосереджений список журналістів, блогерів і медіа-ресурсів, які відповідають вашій галузі та цільовій аудиторії. Інструменти, такі як Muck Rack або Cision, можуть допомогти вам знайти ідеальні контакти.
• Використовуйте електронну пошту: Електронна пошта залишається прямим каналом зв’язку з журналістами. Використовуйте сервіси на кшталт MailChimp або Constant Contact для організації ваших медіа-списків і відстеження зацікавленості у вашій новині.
• Розповсюджуйте через служби розповсюдження новин: Розгляньте можливість використання PR newswire або business wire для поширення вашого прес-релізу у широку мережу медіа-ресурсів і онлайн-платформ.
• Збільште вашу присутність у соціальних мережах: Не недооцінюйте потужність соціальних медіа. Поділіться вашим прес-релізом на всіх каналах вашої компанії, особливо на LinkedIn, для бізнес-до-бізнес комунікацій.
• Створіть дім для ваших новин: Створіть окремий розділ “Преса” або “Новини” на вашому сайті для розміщення ваших прес-релізів. Це покращує видимість вашого сайту в пошукових системах і надає зацікавленим сторонам швидкий доступ до ваших оголошень.
• Зробіть це особистісним: Коли ви звертаєтеся до конкретних журналістів, додайте особистий відтінок. Поясніть, чому ваші новини могли б зацікавити їхню аудиторію.

Зробіть ваш наступний PR новинним

Вітаємо — тепер ви забезпечені ресурсами та знаннями для ефективного створення та розповсюдження прес-релізів. Від структурування вашого контенту до використання ШІ та соціальних мереж, ви готові використати на повну ваш наступний анонс.

Ваші робочі процеси PR природно покращуватимуться, коли ви відкриватимете нові та ефективніші способи досягнення результатів. Просто залишайтеся уважними до нових тенденцій, інструментів та методик, які ви можете використовувати для покращення ваших існуючих робочих процесів.

Якщо ви стикаєтеся з тимчасовими труднощами під час написання або потребуєте натхнення, ознайомтеся з деякими реальними прикладами, такими як сайти новин або деякі з прес-релізів DreamHost, щоб розпочати роботу.

Тепер перетворіть ваш PR у заголовки!