12 Maneras Inteligentes de Aumentar Tu Productividad con IA

Tener un negocio puede sentirse como dirigir un circo. Puede que no tengas elefantes equilibrando en gigantescas pelotas de playa, pero definitivamente estás haciendo malabares con múltiples tareas mientras caminas por la cuerda floja de la rentabilidad.

¿No sería genial quitarte algo de encima?

Pues eso es lo que están haciendo los emprendedores inteligentes en este momento. Su secreto es la IA.

No vamos a sugerir que la inteligencia artificial pueda automatizar toda tu jornada laboral o reemplazar al personal, pero no hay duda de que la tecnología puede aumentar tu productividad en el trabajo.

Para ayudarte a desbloquear estos beneficios, hemos creado una guía práctica sobre productividad potenciada por IA.

¿Listo para sumergirte? ¡Vamos allá!

Cómo la IA Puede Mejorar Tu Productividad

La IA está teniendo su momento ahora mismo. Probablemente, hayas escuchado a la gente decir que la tecnología “va a revolucionar todas las industrias” y “reemplazará a todos con robots.”

Eso aún está por verse. Aún no hemos llegado a ese punto.

La IA es más como un pasante muy inteligente. Probablemente no deberías dejarla hacer nada sin supervisión. Pero con las instrucciones correctas, puede manejar una variedad de tareas y apoyar tu propio trabajo.

Igualmente importante, la mayoría de las herramientas de IA son mucho más fáciles de usar que el software tradicional. Simplemente, escribes lo que necesitas y esperas la respuesta. Si la primera respuesta no es exactamente lo que esperabas, solo pides revisiones.

Lo Que La IA Puede (Y No Puede) Hacer Por Tu Negocio

Tomemos un minuto para cortar el bombo. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo la IA puede ayudar con la productividad empresarial:

• Automatizar tareas administrativas simples
• Realizar análisis de datos
• Mejorar el soporte al cliente
• Profundizar en la investigación
• Ayudar con soporte creativo

Por otro lado, debes ser muy cauteloso al usar la IA para realizar tareas como:

• Escribir borradores completos
• Encontrar información precisa y actualizada
• Trabajar en asuntos de recursos humanos y legales
• Tomar decisiones financieras
• Automatizar la creatividad

Las herramientas de IA actuales no son confiables, por lo que es mejor evitar usarlas cuando los errores son importantes.

También es importante tener en cuenta que los modelos de lenguaje grandes no tienen ideas nuevas: simplemente mezclan conceptos con los que ya se han encontrado antes. Por esta razón, recomendamos mantener el control sobre tu flujo de trabajo creativo y usar la IA como asistente o socio.

12 Maneras Efectivas de Aumentar la Productividad con IA 

Basta de reglas vagas; si realmente estás comprometido a usar la IA para aumentar la productividad, ¡tenemos un montón de ideas listas para implementar!

1. Automatiza Tu Lista De Tareas Y Prioriza Las Actividades

Como emprendedor de pequeña escala, probablemente no tengas un secretario privado. La gestión de tareas es tu dominio.

Y vaya que tienes muchas cosas por hacer. Solo mantener la lista actualizada ya es un trabajo a medio tiempo.

Si prefieres dedicar más tiempo a hacer las cosas, podrías probar usar las herramientas de IA integradas en plataformas como Notion, ClickUp, y Todoist. Estas herramientas ayudan a organizar tu carga de trabajo, priorizando automáticamente las tareas, estableciendo recordatorios e incluso sugiriendo flujos de trabajo basados en tus metas.

Imagina que tienes una lista caótica de tareas para la semana. La IA puede categorizarlas (por ejemplo, “urgente”, “baja prioridad”, etc.) automáticamente y luego crear un horario diario que equilibre tu carga de trabajo, asegurando que te enfoques en lo que más importa.

Tip profesional: Integra tu herramienta de gestión de proyectos con tu aplicación de calendario para ver tus tareas dentro de tu agenda.

2. Responde A Los Correos Electrónicos Más Rápido

Si pudieras describir algo en los negocios como un mal necesario, el correo electrónico probablemente sería lo más cercano.

El empleado promedio estadounidense pasa casi 11 horas a la semana escribiendo correos electrónicos. Puedes apostar a que esa cifra es más alta para los fundadores.

La buena noticia es que es posible reducir este tiempo de manera drástica utilizando inteligencia artificial.

Superhuman, superReply y la función Smart Compose de Gmail utilizan IA para redactar borradores de correos electrónicos en segundos. Incluso pueden “leer” los mensajes anteriores de la conversación y escribir una respuesta que coincida con el contexto. Algunos te permiten elegir el tono que prefieras también.

Tip Profesional: ¡Usa ChatGPT para componer correos electrónicos! Solo asegúrate de cargar un ejemplo de tu estilo de escritura para que la IA logre el tono adecuado.

3. Mejora Tu Gestión Del Tiempo

Cuando te concentras en algo, es fácil olvidar que el tiempo pasa. Esto está bien, con tareas de alta prioridad, pero podrías pasar toda una semana pensando en pensamientos profundos para publicar en LinkedIn. No muy productivo.

Para asegurarte de que estás utilizando tu valioso tiempo sabiamente, es buena idea hacer un seguimiento de tu trabajo. Herramientas como RescueTime TimeSheets y Timely utilizan IA para monitorear exactamente cómo pasas tu tiempo, identificar ineficiencias y sugerir formas de optimizar tu agenda. También pueden ayudarte a establecer metas realistas y hacer un seguimiento de tu progreso.

Tip Profesional: Revisa los informes semanales proporcionados por las herramientas de seguimiento de tiempo inteligente para identificar patrones en tu productividad y ajustar tus hábitos de trabajo en consecuencia.

4. Bloquea Las Distracciones

Pasar tiempo en la tarea equivocada no es el único asesino de la productividad.

Cualquier interrupción durante una tarea importante puede destruir fácilmente tu concentración. Solo hace falta una notificación para enviarte por el camino de la procrastinación. Y si trabajas desde casa, ¡hay muchas más distracciones potenciales que evitar!

Afortunadamente, la ayuda está a la mano. Está surgiendo una nueva generación de aplicaciones impulsadas por IA que ofrecen filtros inteligentes para bloquear sitios web y aplicaciones que parecen improductivas — redes sociales, sitios de noticias, YouTube, y más. Dos de los líderes son FocusTug y Hedge.

Mientras que los bloqueadores tradicionales de distracciones dependen de filtros simples, estas extensiones de navegador revisan cada página para asegurarse de que no te estés desviando de tu tarea. Con Hedge, incluso puedes decirle a la aplicación en qué deseas trabajar, y te ayudará a mantenerte enfocado.

Tip Profesional: Hedge también incluye un temporizador para la técnica Pomodoro, lo que significa que puedes establecer un tiempo fijo para trabajar. 

5. Organiza Tu Agenda De Manera Más Inteligente Con Calendarios Impulsados Por IA

Al igual que la gestión de tareas, la programación puede tener un gran impacto en tu productividad general.

Tomemos como ejemplo las reuniones. Después de una mañana llena de videollamadas, tu cerebro agotado no hará mucho en la tarde.

De igual manera, ciertas tareas requieren una cantidad específica de tiempo. Organizar estas piezas de rompecabezas en tu calendario puede ser un proceso que consume tiempo.

La IA puede agilizar este proceso. Herramientas como Motion y Clockwise pueden crear un borrador de tu agenda en minutos y ayudarte a identificar espacios adecuados para nuevas reuniones y tareas. Motion incluso puede intervenir cuando estás a punto de sobrecargarte.

Si tan solo hubiera algo similar para los menús de postres.

Tip Profesional: La mayoría de las herramientas de calendario con IA permiten compartir tu calendario con tu personal para que puedan programar una hora que les funcione. Si necesitas mover algo más tarde, la aplicación puede contactar y reorganizar el evento por ti.

6. Acelera La Creación De Contenido

Por supuesto, las redes sociales no siempre son una distracción. Como dueño de negocio, podrías ser el encargado de publicar en las cuentas de la empresa. También podrías ser la persona que crea los boletines de correo y las publicaciones de blog.

Aunque la IA puede automatizar completamente estas tareas, los resultados pueden no ser tan impresionantes. En su lugar, vale la pena usar la IA como tu socio creativo.

Puedes usar plataformas populares como ChatGPT, Claude y Perplexity para investigar temas, desarrollar ángulos atractivos e incluso optimizar contenido para SEO. ChatGPT y los generadores de imágenes, como Pika, pueden producir contenido visual a partir de instrucciones escritas, y los modelos dedicados de IA incluso pueden crear videos cortos. Todo es mucho más rápido y fácil que trabajar desde cero. 

Para comprender mejor el flujo de trabajo, imagina que eres dueño de un negocio que vende paneles solares. Podrías abrir ChatGPT y pedir ideas de contenido que se adapten a tu mercado objetivo. Luego podrías elegir tus favoritas y pedirle a la IA que cree un esquema de puntos clave o un prompt para generar contenido visual.

Una vez que hayas hecho el borrador, puedes introducirlo nuevamente en la IA y pedir comentarios.

Tip Profesional: Las herramientas de contenido especializadas suelen producir resultados más impresionantes. Para contenido escrito, considera usar Write o Jasper. Para visuales, prueba Pika, Descript, or Canva.

7. Trabaja Con Un Compañero Para Hacer Lluvias De Ideas

El contenido no es la única área en la que la IA puede actuar como tu colaborador.

Supón que estás pensando en lanzar un nuevo producto. ¿Cómo lo llamarías? ¿Cuál sería un precio adecuado? ¿Cómo se ve la competencia?

Estas son todas preguntas con las que herramientas como ChatGPT y el propio Asistente IA de Negocios de DreamHost pueden ayudarte. Las respuestas pueden no ser completamente precisas, pero esto debería darte un punto de partida para investigaciones adicionales y lluvia de ideas.

También puedes pedirle a la IA que te ayude a resolver problemas específicos dentro de tu negocio. Cuanto más detallado sea tu prompt, más personalizada será la respuesta. 

Tip Profesional: Recuerda, la IA es tu asistente. Usa las respuestas como punto de partida, selecciona las opciones que tengan más sentido y amplíalas usando tu propio conocimiento y experiencia.

8. Obtén Notas Perfectas De Cada Reunión

Tomar notas es una tarea administrativa esencial, pero no hay forma de que puedas concentrarte en una reunión mientras mantienes un registro completo de los puntos clave. No a menos que uses IA, claro.

Herramientas como Fireflies.ai y Otter.ai convierten una grabación de tu reunión en una transcripción completa. Luego puedes agregar los nombres de las personas que hablan y generar una versión resumida de la discusión. Estas herramientas incluso pueden extraer tareas de la conversación y analizar el tono emocional de la charla, lo que significa que no se omite ningún contexto.

Como emprendedor ocupado, poder recordarte los puntos clave de una reunión con un cliente hace tres meses es muy útil.

Tip Profesional: Siempre dedica unos minutos a revisar las notas generadas por IA para asegurarte de que los detalles se hayan capturado con precisión, especialmente para reuniones de alta importancia.

9. Crea Presentaciones Y Diapositivas Más Rápido

Hacer una gran presentación y respaldarla con un conjunto de diapositivas es una forma comprobada de ganar grandes clientes. El problema es que preparar todas esas diapositivas lleva una cantidad de tiempo ridícula.

Las herramientas de presentación basadas en IA están cambiando el juego. Con plataformas como Tome y Beautiful.ai, ahora es posible crear presentaciones profesionales y pulidas en minutos.

Estas plataformas inteligentes manejan el lado visual, seleccionando diseños que se adaptan a tu contenido e insertando gráficos relevantes. Algunas incluso pueden generar un guion o extraer puntos clave de una presentación existente.

De todos los casos de uso de la IA, este tiene que ser uno de los mayores ahorradores de tiempo.

Tip Profesional: La IA puede proporcionar un excelente punto de partida para tu presentación. Sin embargo, siempre debes personalizar el contenido según la voz de tu marca y los requisitos de tu audiencia.

10. Realiza Análisis Avanzados De Datos En Segundos

El análisis de datos es un paso importante para mejorar los procesos en tu negocio. El problema es que pocos propietarios de pequeñas empresas tienen el tiempo o los recursos para dedicar a un análisis profundo. Tal vez una vez al año, pero definitivamente no cada mes.

¿Quizás eso cambiaría si tuvieras un profesional de datos a tiempo completo? Suena caro, hasta que te decimos que este experto se llama ChatGPT.

La IA favorita del mundo es en realidad un analista de datos consumado, capaz de extraer información clave de grandes conjuntos de datos y generar visualizaciones impresionantes. Todo lo que tienes que hacer es subir los datos en bruto (un archivo CSV funciona) y pedir cualquier cosa que desees saber.

Incluso podrías ir un paso más allá y subir un año de datos de ventas, interacciones con clientes y tendencias del mercado. La IA debería generar un informe completo que muestre correlaciones entre el rendimiento del producto, la demografía de los clientes, las variaciones estacionales y las posibles oportunidades futuras.

¡Si eso no es un impulso de productividad valioso, no sabemos qué lo es!

Tip Profesional: Recuerda que el análisis de datos con IA se trata de recopilar información. Si bien este proceso puede revelar información poderosa, tu juicio profesional debe guiar el proceso de toma de decisiones.

11. Obtén Un Resumen De Cualquier Documento

Vaya. Un documento de 80 páginas acaba de aterrizar en tu escritorio, y necesitas conocer todos los puntos clave para el final de la semana.

Podrías pasar los próximos tres días laborales leyendo cada palabra… o podrías pedirle a la IA que extraiga los puntos más importantes y continuar con tu lista de tareas.

Creemos que la segunda opción probablemente sea más eficiente.

Nuevamente, ChatGPT y Claude son tus aliados aquí. Sube el documento que necesitas analizar, y luego pide a la IA que resuma el texto. Alternativamente, puedes hacer preguntas específicas y dejar que la IA responda citando literalmente las partes relevantes.

Si bien no recomendaríamos esta técnica para cosas realmente importantes (como documentos legales), definitivamente puede ahorrarte tiempo para ponerte al día con informes internos y similares.

Tip Profesional: En lugar de solo leer el resumen, puedes pedirle a la IA que resalte las áreas relevantes del texto y luego estudiar esas secciones tú mismo en detalle.

12. Elimina El Soporte Básico Al Cliente De Tu Lista De Tareas

A menos que tu negocio sea lo suficientemente grande como para tener un agente de soporte a tiempo completo, probablemente sigas manejando muchas consultas entrantes. Y, para ser brutalmente honesto, algunas de ellas son realmente innecesarias, como preguntas que ya han sido respondidas en tus preguntas frecuentes (FAQ).

La buena noticia es que no necesitas pasar la mitad de tu semana laboral manejando estas solicitudes. Puedes hacer que un bot de soporte basado en IA lo haga en su lugar.

Soluciones como Zendesk y Help Scout te permiten configurar chatbots impulsados por IA que pueden proporcionar soporte 24/7 a los clientes a través de tu sitio web. Estos bots pueden interpretar las solicitudes entrantes, dirigir a los usuarios a los recursos relevantes y recopilar información sobre tickets de soporte más complejos.

Tip Profesional: Mantén tu sistema de soporte al cliente con IA actualizado con nueva información sobre productos, consultas comunes de clientes y directrices de marca para asegurarte de que las respuestas siempre estén al día.

Mejora La Productividad En Todo Tu Negocio

Como demuestra esta guía, la IA tiene el potencial de mejorar múltiples áreas de tu flujo de trabajo como emprendedor, desde acelerar las tareas diarias hasta mejorar tu creatividad. Incluso puede ayudarte a realizar múltiples tareas de manera más efectiva.

La clave es no depender demasiado de la IA. La generación actual de herramientas es poderosa, pero aún debes tener las manos firmemente en el volante.

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