14 Aplicaciones Prácticas Que Debes Conocer Para Pequeñas Empresas

Es lunes en la mañana.

Apenas has tomado un sorbo de tu café (o té o smoothie) y te espera una montaña de correos, preguntas de clientes, y una lista infinita de cosas por hacer. Como dueño de una pequeña empresa, tienes muchas responsabilidades — hacer el balance de la contabilidad, ventas, marketing y todas las otras necesidades de tu negocio. 

El tiempo es un lujo que no puedes permitirte perder. 

Por suerte, allí afuera hay una variedad de aplicaciones gratuitas y asequibles para pequeñas empresas, que puedes usar para ayudarte con las operaciones diarias, y que te puedas enfocar en desarrollar estrategias, impulsar las conversiones e incrementar tus ganancias 

Veamos las mejores aplicaciones para pequeños negocios, que debes conocer y exploremos cómo emplearlas en tu negocio. 

Por Qué Una Pequeña Empresa Necesita Aplicaciones

Mientras que podrías usar papel y lápiz para administrar tu negocio, es probable que te encuentres con un camino cerrado en algún momento. 

Un estudio de la Cámara de Comercio de los Estados Unidos del 2022 encontró que el 94% de los dueños de pequeñas empresas creen que usar tecnología es útil y las herramientas los ayudan a administrar sus negocios más eficientemente. 84% de las personas que adoptaron 6 o más herramientas y aplicaciones reportaron un mayor incremento en sus ganancias, 82% vieron un incremento en las ventas y el 74% tuvo que aumentar su equipo para cubrir las crecientes necesidades. 

Mientras que hay algunas tareas que es mejor subcontratar, la aplicación correcta reducirá masivamente el tiempo que gastas en tareas aburridas como facturaciones, nómina y agendamiento de personal. Ahorrar tiempo significa que te puedes enfocar en hacer que tu negocio crezca (o incluso acabar tu turno laboral temprano por primera vez). 

¿Necesitas darle una factura a un cliente? Hay una aplicación para eso. ¿Quieres mejorar tu estrategia para redes sociales? También hay una aplicación para eso. ¿Necesitas monitorear el tiempo tuyo o el de tus empleados? Bueno, hay muchas aplicaciones entre las cuales puedes elegir. 

Incorporar estas herramientas en tus flujos de trabajo y procesos ahorran tiempo y dinero. El nombre del juego es ‘Simplificación de Procesos’. Las aplicaciones pueden contribuir a un incremento en las ventas, mejorar la retención de clientes, y mostrar áreas donde tu empresa está perdiendo dinero para que puedas realizar ajustes operativos. 

Inviertes un poco (o nada) para ganar mucho. 

Entonces, si aún no te has decidido, considera esto una señal para hacer tu vida más fácil y mejorar tu negocio. 

Cómo Elegir Las Aplicaciones Correctas Para Tu Empresa

Una trampa en la que caen a menudo los emprendedores y dueños de pymes es el “síndrome del objeto brillante”. Comienzas investigando diferentes aplicaciones para pequeñas empresas y ahora quieres descargarlas todas, al mismo tiempo para probar sus llamativas funciones. 

No lo hagas aún. 

Si eres un administrador inteligente, puedes identificar cuáles son las necesidades de tu empresa, qué tipo de aplicación se ajusta mejor a esas necesidades, y luego aprender qué está disponible y qué aplicaciones son compatibles entre ellas. 

Aquí hay algunas cosas que querrás tener en cuenta cuando selecciones las mejores aplicaciones para tu pequeño negocio: 

• Presupuesto: Tu objetivo principal al final del día. Considera los costos iniciales y las tarifas recurrentes anuales o mensuales de la suscripción, cuando uses una nueva aplicación. ¿Valdrá el retorno de inversión?
• Escalabilidad: A medida que tu pequeña empresa crece, ¿tus aplicaciones crecerán contigo? Busca soluciones escalables que ofrezcan diferentes planes o funciones para que puedas mejorar tu plan en vez de buscar una plataforma completamente nueva cuando llegue el momento. 
• Facilidad para el usuario: Pocos dueños de pequeñas empresas tienen tiempo para jugar con una aplicación que es demasiado complicada o difícil de usar. Cuando eres emprendedor, tu tiempo vale dinero. Opta por aplicaciones que tienen funciones intuitivas, una base de conocimiento robusta a la cual te puedas referir a medida que te acostumbras a la interfaz y soporte al cliente activo.
• Integración: Será increíblemente frustrante enterarte que has invertido tiempo y dinero en una única herramienta que no se lleva bien con las otras que usas a diario. Verifica si la aplicación se puede integrar con otras herramientas que ya estás empleando, como la de procesamiento de pagos.

Muchas aplicaciones de suscripción, tienen una versión gratuita o un periodo gratuito limitado. Usa esto a tu favor, para probar las funcionalidades básicas de la aplicación y ve si se ajusta a las necesidades de tu pequeña empresa. Luego, puedes elegir adquirir una versión pro o aquella que creas más conveniente. Tomate todo el tiempo que necesites, haz tu tarea y elige una suite de aplicaciones para pymes que sea correcta para ti. 

Aplicaciones de Finanzas Y Contabilidad

Primero que todo, veamos un par de aplicaciones para pequeñas empresas esenciales para la salud financiera: tus aplicaciones de finanzas. 

Aunque puede no ser la pasión de todo el mundo, definitivamente es una parte esencial de administrar un negocio exitoso. Es la base para las operaciones a largo plazo y proporciona una muy necesaria visibilidad en tu contabilidad. 

1. QuickBooks

QuickBooks ha estado en el nicho de los software de contaduría por mucho tiempo (¡desde 1983!) y ofrece un amplio rango de planes que te permiten personalizarlo a tus necesidades. Es versátil, confiable, y trae consigo funcionalidades geniales, para organizar las finanzas de tu empresa. 

Mientras que QuickBooks aún está disponible como aplicación de escritorio (solo puedes darle uso en un computador), su plataforma basada en la nube, QuickBooks online, es ideal para empresas pequeñas y medianas. Es accesible desde cualquier lugar, ofrece nómina de sueldos y opciones de inventario, una interfaz simplificada para usuarios, e incluso le permite a tu contador conectarse directamente a la plataforma. 

[glossary_term_es title=”Interfaz de Usuario” text=”La interfaz de usuario (UI) se refiere al punto donde los humanos y las computadoras interactúan y comunican en una página web, un dispositivo o una aplicación. La interfaz de usuario es un elemento del diseño web que se centra en cómo un usuario se relaciona con un sitio web.”]

Funciones

• Rastreo de Gastos: No más pilas de recibos, ni más bandejas de entrada llenas de facturas. QuickBooks clasifica automáticamente tus transacciones y categoriza tus gastos por ti.
• Facturación: ¿Estás atrasado con la facturación de tus clientes? Crea facturas personalizadas, con tu marca y con un aspecto profesional, con solo un par de clics. Guarda la información de tus clientes para que generar las facturas en el futuro sean incluso más fáciles. 
• Pago de nómina: Asegúrate de que tus empleados y proveedores reciban sus pagos a tiempo (¡y tú también!) con un sistema automatizado de pago de nómina que incluye impuestos. Puedes optar por añadir nómina a cualquiera de los planes. 

Tip: Escanea Tus Recibos

Utiliza la aplicación móvil de QuickBooks para iOS Apple o Android para escanear tus recibos con tu dispositivo móvil y almacenarlos digitalmente para que estén disponibles y en un lugar seguro, así no tendrás que tener ese cajón lleno y desordenado con recibos al azar. 

El precio de QuickBooks comienza desde $30 USD mensuales. Cada plan incluye una prueba gratuita de 30 días. 

2. FreshBooks

FreshBooks es ideal para los freelancers, consultores, emprendedores únicos o dueños de pequeñas empresas en las primeras etapas de crecimiento, particularmente aquellos que ofrecen servicios en vez de productos.

FreshBooks es una gran opción si tu negocio se centra en proyectos de clientes y rastreo de horas facturables. Es una solución para aquellos que necesitan más administración de proyectos y visibilidad de rastreo de tiempo. 

Funciones

• Monitoreo de tiempo: Conoce exactamente qué estás haciendo con tu tiempo y cuánto te toma completar tus tareas. Ingresa tus horas facturables directamente en la aplicación y añádelas fácilmente a una factura.
• Portal de Clientes: Dale a tus clientes un espacio claro para ver sus facturas y pagarte el dinero que te deben.
• Reportes financieros: Obtén una vista general de tu flujo de dinero. Genera estados de ganancias y pérdidas, reportes de gastos, y otros documentos financieros de tu empresa con un par de clics. 

Tip: Comunicate Con Tus Clientes

Usa el portal de FreshBooks para simplificar la comunicación con tus clientes, mantenerlos felices y recibir tus pagos a tiempo. 

Encuentra planes desde $8.50 USD mensuales, o puedes probarlo gratis por 30 días.

Aplicaciones Para Administración de Proyectos

Como dueño de un pequeño negocio, necesitas saber que las cosas se están haciendo a tiempo y cómo deberían hacerse. No puedes recordar todo lo que necesitas completar en un mismo día, sin importar cuantas listas tengas anotadas en tu libreta. 

Es por eso que necesitas una aplicación de administración de proyectos. 

La administración de proyectos (PM) es especialmente complicada cuando tienes múltiples miembros en tu equipo y numerosos proyectos con fechas límite pendientes. 

Veamos algunas opciones de PM asequibles para minimizar el estrés. 

3. Asana

Asana es una popular herramienta de administración de proyectos, diseñada para ayudarte a planear, organizar, y rastrear tus proyectos. Es grandiosa para negocios que cuentan con proyectos complejos y necesitan un lugar centralizado, donde los miembros del equipo puedan colaborar. Puedes organizar proyectos con múltiples pasos y participantes, o añadir artículos a una lista de tareas. 

Funciones

• Administración de tareas: Asigna y rastrea tareas para múltiples miembros de equipo y grupos. De esa manera, cada uno sabe cuáles son sus responsabilidades y, cuando deben completar sus tareas, para que todo funcione a la perfección.
• Vista de lista, tablero y calendario: Visualiza tu proyecto usando diferentes vistas y entiende cuánto tiempo tardará en realizarse. Esto es grandioso para proyectos con múltiples pasos o con fechas límite estrictas.
• Colaboración: Comenta en las tareas y adjunta archivos, para que todos los miembros de tu equipo tengan visibilidad en el estado de un proyecto en específico. Incluso hay una función de “chat” incorporada para enviar mensajes a cualquier persona involucrada en un proyecto que necesite un diálogo continuo. 

Tip: Crea Objetivos

Usa la función de objetivos de Asana para asegurar que tus tareas y proyectos se alinean con los objetivos de tu compañía. 

El plan Basic es gratuito. Los planes pagos comienzan en $10.99 USD y abren funciones como dependencias, que permiten bloquear tareas hasta que una tarea anterior se marca como completada.

4. Trello

Trello puede ser el camino a seguir si eres un pensador más amplio y tiendes a organizar la información visualmente. El diseño del tablero Kanban de Trello es simple e intuitivo.

Funciones

• Tableros Kanban: Organiza tus tareas en tarjetas y tableros, y organizalos en columnas según el estado o los pasos lineares de un flujo de trabajo. 
• Automatización: La automatización integrada puede crear tareas automáticamente, lo cual es especialmente útil para garantizar que tú o tu equipo completen las tareas rutinarias.
• Integración: Trello se sincroniza perfectamente con otras aplicaciones comunes para pequeñas empresas, como Google Drive y Slack, lo que puede generar un flujo de trabajo más consistente.

Tip: Crea Una Lista “Hecho” 

Mover tus tareas completadas a una ‘lista hecho‘ puede brindarle una sensación de logro y satisfacción por un trabajo bien hecho. También te ayuda a realizar un seguimiento de lo que ya has completado. 

Trello tiene un plan gratuito que se ajusta a usuarios individuales, o puedes adquirir el plan estándar para equipos pequeños por solo $5/usuarios mensuales. 

Aplicaciones de Procesamiento de Pagos

En el acelerado mundo actual, los clientes esperan opciones de pago rápidas y sin complicaciones, ya sea que compren en línea o en tu tienda física. Sea que tengas una empresa de reparación de electrodomésticos o tenga una boutique en línea, necesitas una aplicación de procesamiento de pagos confiable.

¿Por qué?

No solo se trata de hacer tu vida más fácil cuando se trata de recopilar pagos; también se trata de ofrecerle a tus clientes una experiencia eficiente de pago. Antes de elegir una aplicación, considera qué métodos de pago aceptarás: tarjetas de crédito, billeteras móviles e incluso criptomonedas. ¿Necesitas procesar pagos tanto en línea como en una ubicación física?

Una buena aplicación de procesamiento de pagos, puede ayudarte a cubrir todas estas bases, haciendo que las transacciones sean simples para todos los involucrados. 

5. Square

Square es una aplicación de procesamiento de pagos multifuncional que ofrece un sistema de punto de venta, facturación en línea y seguimiento analítico. Es una solución integral ideal para gestionar pagos tanto en línea como en persona.

Funciones

• Punto de venta (POS): Acepta pagos en persona con un lector móvil de tarjetas o una terminal POS en tu sitio web. 
• Facturación: Envía tus facturas digitales y acepta pagos en línea — un salvavidas para cualquier negocio basado en servicios.
• Administración de inventario: ¿Conservas productos físicos o tienes productos minoristas de e-commerce? Puedes realizar un seguimiento de tu inventario en tiempo real dentro de la propia aplicación

Tip: Monitorea Tus Analíticas

Utiliza las funciones de análisis de Square para ver las tendencias de tus ventas y optimizar tu procesamiento de pagos con decisiones basadas en datos.

Square tiene un plan gratuito, pero además, cobra tarifas de procesamiento.

6. PayPal

PayPal es la elección popular para los negocios que se especializan en pagos en línea. Es grandioso para los negocios de e-commerce que aceptan transacciones internacionales, ya que te permite aceptar pagos en diferentes divisas.

Si tu empresa está principalmente en línea, PayPal puede ser una buena elección. 

Funciones: 

• Pagos en línea: Fácilmente, puedes aceptar pagos a través de tu sitio web o en tu tienda en línea, permitiendo a los clientes pagar utilizando sus tarjetas de crédito, cuentas bancarias o sus propias cuentas de Paypal. 
• PayPal Zettle: ¿Sabías qué puedes utilizar Paypal para pagos en persona? PayPal Zettle (antes conocido como PayPal Here) es una aplicación móvil POS y lector de tarjetas. Le permite a los clientes pagar en persona, utilizando sus cuentas de Paypal. 
• Pagos internacionales: Acepta pagos en diferentes monedas y abre tu negocio a tu base global de clientes.

Tip: Usa OneTouch Para los Pagos

Utiliza la práctica función OneTouch de PayPal para simplificar el proceso de pago. Tus clientes pueden hacer clic en un botón y el dinero estará en camino a tu cuenta.

PayPal no tiene una suscripción mensual y simplemente cobra tarifas de procesamiento.

Aplicaciones de Redes Sociales

Las plataformas de redes sociales se han convertido en las vallas publicitarias modernas y emisoras de radio, para que las empresas promocionen sus productos y servicios. Es aún mejor, ya que puedes lanzar una amplia red o dirigirte a clientes específicos en tu nicho.

Las redes sociales te permiten conectarte directamente con tu audiencia, construir tu marca e incluso ofrecer servicio al cliente en tiempo real. Si aún necesitas incorporar las redes sociales a tu estrategia de marketing, ahora es el momento de comenzar.

Si has estado intentando y necesitas ayuda optimizando tus esfuerzos, veamos un par de aplicaciones para facilitarte la vida. 

7. HootSuite

HootSuite es una herramienta robusta diseñada para una administración completa de redes sociales. Te permite agendar publicaciones con anticipación, monitorear métricas de interacciones en tiempo real cómo likes, comentarios y shares, e incluso permite una colaboración sencilla entre tus equipos de redes sociales y contenido. 

[glossary_term_es title=”Métrica de Participación” text=”Las métricas de participación se refieren a cualquier medida de la actividad de los usuarios en un sitio web. Puede incluir los clics, los comentarios y más. Esta información típicamente es obtenida usando el seguimiento de datos y la analítica web.”]

Si la toma de decisiones basada en datos y el trabajo en equipo son cruciales para tu estrategia de redes sociales, entonces HootSuite es una aplicación que querrás probar.

Funciones

• Agendamiento: Planea y agenda tus publicaciones a través de diferentes plataformas, incluyendo Instagram, TikTok, Facebook, Pinterest, y YouTube. 
• Analíticas: Monitorea las métricas de interacciones y rendimiento, cómo likes, shares y crecimiento de seguidores, para que puedas ver qué funciona y qué no.
• Colaboración de Equipo: Puedes configurar aprobaciones de flujos de trabajo para revisar las publicaciones antes de que se publiquen.

Tip: Agenda Publicaciones Automáticamente

Utiliza la función AutoSchedule de HootSuite para publicar contenido automáticamente en los mejores horarios para lograr un alcance y una participación óptimos.

El plan estándar de Hootsuite es uno de los más costosos en nuestra lista, comenzando en 

$99 USD mensuales. Sin embargo, viene con un periodo de prueba de 30 días. 

8. Buffer

Buffer se enfoca en entregar una experiencia sencilla, amigable con el usuario, para la administración de redes sociales. A diferencia de Hootsuite que está llena de funciones, Buffer enfatiza la simplicidad, haciéndolo una elección ideal para los freelancers, dueños de pequeñas empresas y emprendedores que necesitan soluciones simples sin la necesidad de una curva de aprendizaje. 

Funciones

• Calendario de contenido: Visualiza tu calendario de publicaciones, y ten presente exactamente qué se publicará y cuándo. 
• Analíticas de interacción: Mide tus likes, shares y comentarios, y determina si tus publicaciones están resonando con tu audiencia.
• Administración multi-cuenta: Administra y agenda el contenido para varias redes sociales y canales, desde el mismo panel.

Tip: Pausa Tus Publicaciones

Aprovecha la función ‘Pause Posts’ de Buffer cuando lances nuevos productos o entres en temporada alta. Pausar las publicaciones te brinda la flexibilidad de ajustar tu estrategia de redes sociales sobre la marcha, asegurándote de enviar los mensajes más relevantes y oportunos.

Las funciones básicas de Buffer son gratuitas, limitando cuantos canales puedes conectar (3) y cuantas publicaciones puedes agendar (10 por canal). Adquiere el plan Essentials por solo $6 USD/mes para obtener herramientas adicionales de publicación y analíticas. Puedes probar cualquiera de los planes con su prueba gratuita de 14 días.  

Aplicaciones de Automatización de Marketing

Como dueño de una pequeña empresa, administrar tu estrategia de marketing puede resultar abrumador. Las aplicaciones de automatización de marketing pueden simplificar drásticamente tu flujo de trabajo, convirtiendo una larga lista de tareas en solo unos pocos pasos automatizados.

Para aquellos que están explorando soluciones de automatización de marketing, Mailchimp y HubSpot son contendientes dignos de mención. El enfoque fácil de usar de Mailchimp es excelente para quienes buscan una solución de automatización de marketing dedicada y económicamente eficiente.

Por el contrario, HubSpot es una plataforma versátil que no se limita a capacidades avanzadas de automatización de marketing, sino que se extiende a ventas, servicio al cliente y operaciones.

Veamos cada una más de cerca.

9. Mailchimp

Mailchimp no sirve solo para enviar correos electrónicos. Es una plataforma de marketing todo en uno que ofrece muchas funciones para ayudarte a expandir tu negocio. Su enfoque de marketing basado en datos lo hace único; la plataforma emplea inteligencia artificial para ayudarte a diseñar campañas para tu audiencia única.

Si deseas poner tu negocio en línea y mejorar tu marketing, Mailchimp tiene las herramientas prácticas que necesitas para hacer que suceda.  

Funciones

• Email marketing: Crea y envía correos masivos a tus clientes más comprometidos y déjales saber cuando tienes una oferta o una nueva publicación de blog.
• Páginas de destino: Crea páginas de destino especializadas para atraer nuevos clientes potenciales. Además, puedes integrar estas páginas en tu sitio web o compartirlas en tus canales de redes sociales.
• Segmentación de clientes: Entiende mejor a tu audiencia y segméntalos basándote en el comportamiento, preferencias e historial de compras.

[glossary_term_es title=”Página de Destino” text=”Una página de aterrizaje es una página web singular que típicamente tiene un objetivo de marketing específico. Por ejemplo, la página puede estar diseñada para recolectar los correos electrónicos de los visitantes o para comunicar un mensaje de ‘próximamente’ mientras está bajo construcción.”]

Tip: Realiza Pruebas De Campaña de Correo Divididas

Puedes optimizar tus campañas de correo electrónico para lograr una mejor participación con la función de prueba A/B de Mailchimp. Prueba diferentes líneas de asunto, tiempos de envío y contenido para aumentar tus tasas de clics.

Mailchimp ofrece un plan gratuito con funciones limitadas. También proporcionan una prueba gratuita de 14 días con los planes Essentials ($13 USD/mes) o Standard ($20 USD/mes). 

10. Hubspot

HubSpot es más que una herramienta de automatización de marketing: es una colección de herramientas diseñadas para simplificar varias actividades de marketing, haciéndola resaltar entre otras aplicaciones para pequeñas y medianas empresas, que desean expandir su alcance a medida que su negocio crece. 

El Marketing Hub de HubSpot facilita las interacciones personalizadas y a tiempo con tu audiencia a través de una mezcla de funciones automatizadas, para que puedas refinar tus estrategias de marketing y obtener resultados mejorados. 

Funciones

• Flujos de trabajo automatizados: Utiliza un editor visual para crear flujos de trabajo objetivos, permitiéndote diseñar campañas de seguimiento simples y recorridos complejos de clientes en tiempo real.
• Segmentación y personalización avanzada: Implementa una segmentación sofisticada para incluir los contactos correctos en tus flujos de trabajo e individualizar los correos electrónicos utilizando datos integrados desde tu CRM
• Chatbots y desencadenantes de correo personalizados: Aprovecha los chatbots y los desencadenantes de correo electrónico personalizados para conectarte de manera efectiva con tu audiencia y ofrecer comunicaciones relevantes y oportunas.

Tip: Mejora las Interacciones a Través de los Flujos de Trabajo

Optimiza la participación aprovechando los flujos de trabajo automatizados de HubSpot. Experimenta con varios segmentos y personaliza las campañas de seguimiento para garantizar un fomento eficaz de cada contacto, mejorando tus estrategias generales de marketing.

Hubspot tiene un plan gratuito para que tomes un tour y pruebes la herramienta. El plan Starter comienza desde $18 USD/mes si deseas incluir algunas funciones adicionales y expandir tus límites.

Aplicaciones de Monitoreo de Tiempo y Empleados

El tiempo es uno de los recursos más valiosos. Administrar y asignar el tiempo de manera eficiente puede afectar significativamente la productividad, la gestión de costos y, en última instancia, el éxito de tu negocio.

Las herramientas de monitoreo del tiempo proporcionan información sobre el tiempo invertido y resaltan una mayor eficiencia y oportunidades de asignación de recursos. Estas herramientas son invaluables, ya sea que tu objetivo sea optimizar tu agenda o supervisar la productividad de los miembros de tu equipo. Los datos de las plataformas de seguimiento de tiempo brindan una perspectiva clara sobre la dinámica del trabajo y ayudan a alinear los esfuerzos con los objetivos de tu empresa.

11. Toggl

Toggl es excelente si necesitas funciones sencillas con una interfaz intuitiva. Es ideal para freelancers y pequeñas consultorías que necesitan realizar un seguimiento del tiempo facturable y facturar a sus clientes.

Funciones

• Simple monitoreo de tiempo: Mantén un seguimiento de tu tiempo en las tareas con un solo clic. Una función clave para facturar a los clientes con precisión. 
• Reportes: Puedes exportar los detalles y resúmenes de informes y ver tarifas facturables históricas, lo que puede ayudarte a encontrar formas de emplear mejor tu tiempo y asignar tu energía a donde tienes el mayor impacto. 
• Administración de Equipo: Toggl te permite monitorear el desempeño de tu equipo si administras un equipo pequeño. Puedes asegurarte de que todos trabajen de manera eficiente y comprendan lo que se debe hacer.

Tip: Toma Descansos Entre Tu Flujo de Trabajo

Toggl tiene un temporizador integrado Pomodoro, recordándote tomar descansos cada 25 minutos de trabajo arduo. Puedes cambiar estas configuraciones para acomodar el calendario como mejor te parezca.  

Puedes comenzar a usar Toggl gratis.

12. When I Work

When I Work, es una plataforma de programación con funciones de monitoreo del tiempo y gestión de empleados. Es una buena opción si eres propietario de una pequeña empresa y tienes un equipo. La plataforma también se integra con herramientas para pequeñas empresas como QuickBooks, Square y Zapier. 

Funciones

• Agendamiento de empleados: Crea los horarios de tus empleados y administrarlos en línea. Remueve la necesidad de agendas de papel y reduce la oportunidad de tener conflictos de agendamiento de empleados.
• Rastreo de Tiempo: Monitorea las horas facturables de tus empleados para propósitos de nómina. 
• Comunicación: La comunicación rápida, integrada en la aplicación, entre tú y tus empleados, ayuda a coordinar la administración de tu negocio para que funcione como un gran equipo.

Tip: Deja Que Los Empleados Administren sus Propios Horarios

Puedes permitir que tus empleados administren su día laboral con la función ‘Swap’. Quita trabajo de tu plato y le da a tus empleados más flexibilidad, lo cual puede ayudarte a mantenerlos felices. 

El plan Essentials comienza desde solo $2.50 USD/ por usuario.

Aplicaciones de Comunicación y Espacio de Colaboración

Más de un tercio de la fuerza de trabajo de los Estados Unidos trabaja remotamente en el 2023, entonces las comunicaciones remotas son primordiales para una comunicación efectiva. 

El incremento de la comunicación asincrónica es una respuesta a los diversos horarios de trabajo y ubicaciones, permitiendo interacciones que requieren una respuesta más inmediata, acomodándose, por lo tanto, a varias zonas horarias y laborales. 

La implementación de una aplicación de colaboración sólida basada en la nube fomenta la comunicación efectiva, ya sea que tu equipo esté completamente remoto, en la oficina o adopte un modelo híbrido. Garantiza que todos los miembros estén alineados e informados.

13. Slack

Slack es efectivamente una súper sala de chat. Puedes organizar diferentes “canales” por proyecto, cliente, interés, etc. También puedes enviar mensajes directos a los miembros del equipo, ya sea individualmente o en grupos. Puedes crear etiquetas de usuario para hacer ping a ciertos departamentos o roles y utilizar herramientas de colaboración dentro de la plataforma, como listas de verificación o videollamadas.

Funciones

• Mensajería en tiempo real: Slack permite mensajería rápida entre miembros de diferentes equipos sin tener que desplazarse hasta otro escritorio o esperar una respuesta por correo. También te permite configurar recordatorios para regresar a una conversación o fijar anuncios importantes para que no los pierdas. 
• Compartir archivos: Comparte documentos, archivos, e imágenes directamente en el chat. Para encontrar todos los archivos compartidos en un canal, puedes encontrarlo en las configuraciones del mismo. (Nota: el plan gratuito de Slack periódicamente elimina archivos e historial de conversaciones).
• Integración: Slack se integra fácilmente con herramientas basadas en la nube como Google Drive, Dropbox, y Asana para que puedas crear flujos de trabajo y procesos más unificados.

Tip: Organiza Canales para Proyectos y Cosas de Interés Personal

Crea canales para compartir memes, afirmaciones y fotos de tus mascotas para incrementar el vínculo del equipo. También puedes añadir aplicaciones como HeyTaco para dejarle saber a los integrantes del equipo, que son apreciados.  

Puedes comenzar a utilizarla gratis, o puedes adquirir un plan Pro por solo $7.25 USD/usuario por mes.

14. Microsoft Teams

Microsoft Teams es una herramienta de colaboración más robusta y puede ser la elección ideal para aquellas empresas que necesitan un conjunto de funciones más completo, y planean adoptar productos de Microsoft Office.

Funciones

• Videoconferencias: Microsoft Teams te ofrece videollamadas de alta calidad, las mejores de su clase, si tienes reuniones de equipo frecuentes. 
• Colaboración en tiempo real: Teams sincroniza automáticamente con otras aplicaciones de Office 365 para que puedas editar tus archivos de Microsoft Word o Excel en tiempo real con otros integrantes del proyecto.
• Comandos Slash: Usa atajos de comandos para trabajar más rápido y más eficientemente. Puedes guardar mensajes o dejarle saber a alguien que necesitas su ayuda.  

Tip: Planea Tus Tareas Con Tu Equipo

Microsoft Teams también tiene increíbles funciones de administración de proyectos como su  pestaña ‘Planner’. Configura tus tareas y fechas límite dentro de la aplicación.

El plan Business de Microsoft Teams comienza desde $4 USD/mes, pero también puedes echarle un vistazo al plan Home que es gratuito.

Usa Aplicaciones Para Sacar lo Mejor de Tu Empresa

Identificar las aplicaciones correctas para tu pequeña empresa puede cambiar tu vida. No hará que todo mágicamente sea sin esfuerzo, pero puede liberar tiempo significativo para que te puedas enfocar en tus clientes y en tu equipo. 

Al identificar las aplicaciones que realmente se alinean con tus necesidades, no solo estás adquiriendo herramientas, sino que también estás creando oportunidades para un crecimiento sostenible, mejores relaciones con tus clientes y potencialmente mayores ingresos.

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